Le menu principal se trouve dans la barre latérale gauche. Voici les sections auxquelles vous avez accès :

C'est la première page que vous voyez en vous connectant. Elle donne une vue d'ensemble de l'activité de votre cabinet sur une période donnée.

Le tableau de bord affiche également un graphique d'activité (appels traités par jour) et les 10 derniers appels avec leur statut.

C'est la section centrale de Klivo. Chaque appel manqué traité par l'assistant apparaît ici sous forme de ligne dans un tableau.

• Patient : nom identifié automatiquement (ou numéro si le patient ne s'est pas présenté)
• Résumé : synthèse du message vocal
• Motif : catégorie de l'appel (rendez-vous, annulation, retard, autre...)
• Date et heure de l'appel
• Statut : l'état de traitement de l'appel (voir section suivante)
• Assigné à : le ou les praticiens en charge de cet appel

• Voir le détail : cliquez sur la ligne pour ouvrir un panneau latéral avec toutes les informations (transcription complète, audio, historique)
• Écouter l'audio : le lecteur audio est disponible dans le détail de chaque appel
• Changer le statut : modifiez l'avancement du traitement de l'appel
• Assigner : attribuez l'appel à un ou plusieurs praticiens de votre équipe
• Archiver : masquez l'appel de la vue principale (il reste accessible via le filtre « Voir les archives »)

Chaque appel passe par un cycle de vie qui vous aide à suivre son traitement. Voici les quatre statuts possibles :

L'assignation permet de répartir les appels entre les membres de l'équipe. Chaque praticien sait exactement quels appels lui sont attribués.

1. Dans la colonne « Assigné à », cliquez sur le bouton déroulant
2. Choisissez un ou plusieurs praticiens dans la liste, ou cliquez sur « Tous » pour assigner l'appel à toute l'équipe
3. Cliquez à nouveau sur un nom pour le désassigner

Klivo construit automatiquement un répertoire de vos patients à partir des appels reçus. Chaque patient identifié dans un message est ajouté avec son nom et son numéro de téléphone.

• Consulter la fiche patient : nom, numéro de téléphone, et historique complet de tous ses appels
• Voir l'historique : chaque fiche patient affiche tous les appels associés, avec les dates, résumés et le praticien qui a traité chaque appel
• Rechercher : utilisez la barre de recherche pour retrouver un patient par son nom ou son numéro

La page Cabinet dans le menu permet de configurer les informations de votre structure et de gérer votre équipe. Elle est accessible uniquement aux administrateurs.

• Nom du cabinet (obligatoire) : le nom qui identifie votre structure
• Adresse : adresse du cabinet
• Téléphone de contact : le numéro principal de votre cabinet
• SIRET : numéro d'identification de votre structure

Par défaut, Klivo classe les appels en catégories standard (rendez-vous, annulation, retard, autre). Vous pouvez ajouter vos propres motifs pour affiner le classement selon votre activité. Par exemple : « urgence », « renouvellement d'ordonnance », « demande de certificat »...

• Offre actuelle : votre plan d'abonnement
• Nombre d'utilisateurs : nombre de membres rattachés vs la limite de votre plan
• Numéro Klivo : votre numéro de messagerie en 09
• Gérer l'abonnement : accès au portail de facturation Stripe pour modifier votre moyen de paiement, télécharger vos factures ou résilier

En tant qu'administrateur, vous gérez qui a accès à votre cabinet et avec quels droits.

1. Rendez-vous sur la page Cabinet
2. En bas de page, vous trouverez la section « Inviter des collaborateurs » avec un code d'invitation unique
3. Partagez ce code avec la personne à inviter
4. Elle crée son compte sur Klivo, puis saisit ce code pour rejoindre votre cabinet

Depuis la page Cabinet → Gérer (ou via le menu de gestion des utilisateurs), vous pouvez :

• Changer le rôle : basculer un membre entre Administrateur et Praticien (vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle, ni retirer le dernier administrateur)
• Bloquer : suspendre temporairement l'accès d'un membre (7 jours, 30 jours, ou durée personnalisée) avec un motif. Le membre voit un message de blocage à la connexion
• Débloquer : rétablir l'accès avant l'expiration du blocage
• Retirer : supprimer définitivement un membre du cabinet (vous ne pouvez pas vous retirer vous-même)

Dans un cabinet avec plusieurs praticiens, la secrétaire médicale joue un rôle central : elle réceptionne les messages, les trie, et les dispatche aux bons praticiens. Voici comment configurer Klivo pour ce cas d'usage.

Le rôle Administrateur donne à la secrétaire les droits nécessaires pour :

• Voir tous les appels du cabinet, pas uniquement ceux qui lui sont assignés
• Assigner les appels aux différents praticiens de l'équipe
• Changer le statut de n'importe quel appel (même ceux assignés à d'autres)
• Archiver les appels traités pour garder la liste propre
• Gérer les membres si nécessaire (ajouter un remplaçant, etc.)

1. L'administrateur principal du cabinet partage le code d'invitation avec la secrétaire
2. La secrétaire crée son compte Klivo et rejoint le cabinet avec ce code
3. L'administrateur va dans Cabinet → Gérer et change le rôle de la secrétaire en Administrateur
4. La secrétaire a maintenant accès à toutes les fonctions de gestion

1. Cliquez sur votre nom en haut à droite du dashboard
2. Sélectionnez « Changer mon mot de passe »
3. Un code de vérification vous sera envoyé par email
4. Saisissez le code puis choisissez votre nouveau mot de passe

Si vous êtes rattaché à plusieurs cabinets, un sélecteur apparaît en haut de la page. Cliquez dessus pour basculer d'un cabinet à l'autre sans vous déconnecter.

Klivo vous envoie un récapitulatif quotidien par email avec un résumé de l'activité de votre cabinet (nouveaux appels, appels traités). Ce récapitulatif est envoyé à tous les membres du cabinet.