Créer votre message d'accueil
Un message court, clair et rassurant : l'essentiel pour que vos patients laissent un bon message au répondeur.
À quoi sert ce message
Ce message est joué à vos patients quand ils sont redirigés vers Klivo, c'est-à-dire quand vous ne décrochez pas. Il joue trois rôles :
Les ingrédients d'un bon message
Un message efficace contient quatre éléments, dans cet ordre :
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Votre identité — Nom du cabinet ou du praticien, spécialité, ville si plusieurs cabinets existent.
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet du Dr Dupont, kinésithérapeute à Lyon. » -
Pourquoi vous ne répondez pas — Une phrase courte, pas besoin de se justifier.
« Je suis actuellement en consultation et ne peux pas vous répondre. » -
Ce que le patient doit dire — Trois infos clés pour que vous puissiez rappeler efficacement.
« Merci de laisser votre nom, votre numéro et le motif de votre appel après le bip. » -
L'engagement de rappel — Donner un délai concret, même large, rassure beaucoup.
« Je vous rappelle dans la journée. »
Exemples prêts à enregistrer
Lisez le texte qui vous parle, adaptez à votre cabinet, et enregistrez-le tel quel.
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet du Docteur Martin, kinésithérapeute à Bordeaux. Je suis actuellement en consultation et ne peux pas vous répondre. Après le bip, merci de me laisser votre nom, votre numéro et le motif de votre appel. Je vous rappelle dans la journée. À très vite. »
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet médical Saint-Michel. Nous ne sommes pas disponibles pour le moment. Laissez-nous après le bip votre nom, votre numéro de téléphone, le motif de votre appel, et précisez si vous souhaitez parler à un praticien en particulier. Un membre du cabinet vous rappellera dès que possible. Merci. »
« Bonjour, vous êtes au cabinet du Docteur Lefèvre. Je suis en consultation. En cas d'urgence vitale, raccrochez et composez le 15. Pour toute autre demande, laissez-moi après le bip votre nom, votre numéro et le motif de votre appel. Je vous rappellerai dans la journée. Merci de votre patience. »
« Bonjour, cabinet du Docteur Garcia. Laissez votre nom, votre numéro et le motif de votre appel après le bip — je vous rappelle dans la journée. Merci. »
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet d'orthophonie Beauséjour. Le cabinet est ouvert du lundi au vendredi, de 9h à 18h. Pour une demande de rendez-vous ou un message, laissez après le bip votre nom, votre numéro et l'objet de votre appel. Nous reviendrons vers vous dès l'ouverture. Très belle journée. »
Ce qu'il vaut mieux éviter
| À éviter | Pourquoi |
|---|---|
| Donner une adresse email pour les urgences | L'appelant écoute, il ne note rien. Privilégiez un numéro court (15, 112) ou rien. |
| Promettre un rappel « dans l'heure » | Risque de générer de la frustration si vous tenez moins bien le délai. « Dans la journée » suffit largement. |
| Lister tous vos jours et horaires | Trop d'informations à mémoriser à l'oral. Indiquez-les sur votre site / Doctolib à la place. |
| Musique d'attente ou jingles | L'appelant doit comprendre qu'il est sur un répondeur, pas dans un standard. |
| Ne pas demander le motif | Vous priorisez moins bien vos rappels — et la transcription Klivo est moins exploitable. |
| Voix trop rapide ou monocorde | Vos patients âgés peuvent rater des informations clés. Articulez et marquez de courtes pauses. |
Conseils d'enregistrement
- Choisissez un environnement calme — pas de salle d'attente, pas de fond sonore. Un bureau porte fermée fonctionne très bien.
- Tenez le micro / téléphone à 15-20 cm de la bouche — trop près, le souffle s'entend ; trop loin, la voix paraît distante.
- Souriez en parlant — ça s'entend, votre voix paraît plus chaleureuse.
- Respirez avant de commencer — et marquez une demi-seconde de silence à la fin avant d'arrêter l'enregistrement, pour éviter une coupure abrupte.
- Réécoutez avant d'enregistrer — le bouton de pré-écoute existe pour ça. N'hésitez pas à recommencer plusieurs fois.
- Restez vous-même — un ton naturel, professionnel mais humain, vaut mieux qu'un ton appliqué et froid.
Utiliser une voix de synthèse (TTS)
Si vous ne souhaitez pas enregistrer votre propre voix, vous pouvez générer une annonce de haute qualité à partir d'un texte (Text-to-Speech).
- Rendez-vous sur un site de synthèse vocale comme ttsmaker.com.
- Copiez l'un de nos exemples d'annonces ci-dessus.
- Choisissez une voix française naturelle et téléchargez le fichier audio (format MP3 ou WAV).
- Dans votre configuration Klivo, choisissez l'option Téléverser un fichier au lieu d'enregistrer au micro.
Tester votre message
Une fois enregistré et sauvegardé :
- Patientez 1 à 2 minutes — la propagation côté opérateur n'est pas instantanée.
- Depuis un autre téléphone, appelez votre ligne professionnelle et laissez sonner sans décrocher.
- Écoutez le message tel que vos patients l'entendent — n'hésitez pas à recommencer si la diction ou le volume ne vous satisfait pas.
- Laissez un message test pour vérifier que tout remonte bien dans votre tableau de bord Klivo.
Besoin d'aide ?
Nous pouvons rédiger votre message à partir des informations de votre cabinet — il suffit de nous le demander.